[:pb]Toda empresa — grande, média ou pequena, em modelo B2B ou B2C — precisa levar a gestão financeira a sério. O motivo é simples: o trabalho é complexo, repleto de detalhes e absolutamente fundamental à saúde da operação. No que tange à administração dos recursos monetários da companhia, em específico, uma das preocupações mais comuns diz respeito à missão de reduzir custos muito altos. Na teoria, a tarefa pode até parecer simples. Na prática, porém, a execução exige conhecimento, disponibilidade e uma boa dose de tecnologia. Afinal, as análises financeiras ganham sofisticação e assertividade quando derivam de um panorama confiável — coisa que só um bom software de gestão, capaz de integrar as mais diversas áreas e operações, pode oferecer. Neste post, você entenderá um pouco mais sobre o assunto. Primeiro, você saberá como identificar quais são os maiores custos do seu negócio, ganhando autonomia para tomar decisões sobre o futuro deles. Em seguida, você terá acesso a dicas valiosas para reduzir, com segurança e clareza, as cargas mais onerosas da companhia. Boa leitura e boas reflexões!

Como identificar os maiores custos da sua operação?

É provável que, em algum momento do expediente, você já tenha se assustado com o montante do Contas a Pagar. Cifras altas em linhas a perder de vista são, sem dúvida, um motivo justo de alerta: no fim do mês, ainda será possível fechar o caixa no azul? Ainda que bastante desconfortável, esse sentimento é mais comum do que se imagina. As reações a ele também costumam ser parecidas: os gestores, sobressaltados, saem à caça de possíveis cortes — e uma aposta equivocada, tomada no calor da emoção, pode comprometer a saúde de toda a operação. Por isso, lembre-se: é preciso ter cautela!

Exemplo na prática:

Imagine que, em determinado mês, a sua conta de água chegue com valores muito acima dos habituais. Seu primeiro pensamento é: “deve haver algo errado”, certo? Quase ao mesmo tempo, você elabora mentalmente uma série de hipóteses. A mais provável, considerando que você não consumiu mais água do que o normal, é de que alguma parte do encanamento, por qualquer razão, esteja deixando a água escorrer sem cessar. O primeiro passo, portanto, é a investigação. Você precisa descobrir onde está — e qual é — o defeito da tubulação. Apenas após confirmar o problema, assegurando a posição do vazamento, é que você se propõe a resolver o problema de uma vez por todas: quebrando a parede e substituindo o cano com defeito. No mês seguinte, de volta à normalidade, a conta chega com números razoáveis. Ufa…! A metáfora também funciona para o ambiente corporativo. Quando as contas estão fora de controle, com custos altos demais, é necessário dar um salto para trás e reavaliar o cenário, inquirindo eventuais gargalos operacionais. Eliminar despesas sem entender a profundidade do dano pode ser ainda pior do que continuar pagando caro por elas. Para examinar a origem dos altos custos, a melhor alternativa é apelar aos relatórios financeiros. O fluxo de caixa, por exemplo, proporciona uma visão ampla do dinheiro, rastreando as entradas e as saídas de capital ao longo de um período determinado. O relatório, se monitorado com constância, é eficiente na previsibilidade dos cofres — e pode detectar, com bastante firmeza, quando (e onde) existem desvios perigosos. Vale ficar atento!

Como reduzir custos muito altos?

Depois de investigar a essência dos custos mais pesados, é hora de colocar a mão na massa: do operacional ao estratégico, é bem possível que uma série de processos precisem passar por ajustes ou reformulações, de modo a garantir a transparência e a efetividade das contas no curto, no médio e no longo prazo. Confira, agora, algumas das principais dicas para reduzir custos muito altos de uma vez por todas!

Mapeie seus processos

Mais uma vez, a metáfora da tubulação é adequada ao exemplo. O cotidiano corporativo funciona mais ou menos como o encanamento de um prédio: os departamentos operam em paralelo, mas sempre acabam se encontrando em alguma etapa da jornada. Na prática, um não funciona sem o outro. Quando, em algum ponto do ciclo, há um vazamento — de água ou de dinheiro —, o resto da engrenagem é negativamente impactado. Os prejuízos — com infiltrações nas paredes ou com severos déficits nos cofres empresariais — interferem na performance da companhia como um todo, comprometendo a sustentabilidade do negócio. Por isso, o mapeamento de processos é fundamental para favorecer uma abordagem mais concisa e coerente, aliando a visão de longo prazo às demandas imediatas. Certifique-se de analisar os números de cada setor e, só então, deliberar a respeito da expressividade dos custos.

Elimine desperdícios

O desperdício certamente desponta como um dos maiores vilões da lucratividade corporativa. Aliás, o uso exacerbado (e desnecessário) de recursos está longe de ser seletivo: é possível encontrar desvios no administrativo, que exagera na impressão de documentos totalmente dispensáveis, tanto quando no PCP, que peca na qualidade dos itens acabados e, assim, faz explodir as perdas na produção. O ponto é que, independentemente da frente organizacional, o desperdício deve ser frontal e sumariamente combatido. Isso porque a reposição de materiais e insumos, para citar apenas alguns exemplos, pode ser onerosa aos caixas da companhia, prejudicando a competitividade da operação como um todo. No fim do mês, o caminhão extra de minério de ferro, solicitado para cobrir erros na configuração das máquinas, pode acabar consumindo a margem de lucro dos itens vendidos. Tudo o que você não quer que aconteça, né?

Reveja seus contratos para reduzir custos

Contratos antigos exigem atenção redobrada: o risco de estarem defasados, representando altos custos mensais, é significativo e deve ser observado de perto. As negociações mais recentes, no entanto, também não podem ser ignoradas e devem passar por um pente fino com regularidade, a depender do grau de importância na cadeia produtiva. Vale lembrar que bons fornecedores cultivam parcerias íntegras, justas e mutuamente benéficas. A relação de ganha-ganha, baseada nas recorrentes trocas comerciais, é a maneira mais eficaz de ganhar escala e expandir mercados. A tecnologia é, neste caso, uma importante aliada dos contratos otimizados. O Price Search, por exemplo, interage com o Areco ERP e possui uma interface com fornecedores cadastrados. De modo automático, o sistema solicita cotações de preços, condições de pagamento e prazos de entrega. Em obediência a critérios predefinidos, a ferramenta se encarrega de executar comparações e, por fim, de indicar o “ganhador” do processo, indicando-o como a melhor opção de compra. Diante disso, a mensagem que fica é bastante clara: reduzir custos muito altos demanda planejamento, proatividade e mecanismos eficientes de gestão. O Areco ERP é uma solução completa para integrar pessoas, departamentos e empresas, eliminando o retrabalho e maximizando a performance da equipe.   [:]