[:pb]Gestão à Vista é uma metodologia essencial no mundo dos negócios e pode ser vista como a ligação entre os dados e as pessoas, porque ela usa pistas visuais instintivas para disponibilizar informações precisas dentro do local de trabalho, em todos os momentos, para quem precisa ter conhecimento delas. Essas informações são disponibilizadas da forma mais básica para fornecer tudo o que você precisa saber e até o que não precisa para, assim, entender ao que não dar prioridade. Acompanhe a leitura e entenda o que é Gestão à Vista e seus indicadores:
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Quando entendemos que um dos principais benefícios da Gestão à Vista e seus indicadores é o contexto visual envolvido na metodologia, podemos nos aprofundar e entender os pontos que definem a importância de adotá-la para o seu negócio:
Para um mapeamento mais detalhado do seu processo, você tem a liberdade de criar quantas subseções forem necessárias para visualizar seu fluxo de trabalho com máxima precisão. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento pode ter um quadro de tarefas Kanban que consiste em várias colunas e raias.
Vamos entender o que é, de fato, Gestão à Vista e seus indicadores?
A Gestão à Vista é uma metodologia que definirá a capacidade de um sistema ou ferramenta mostrar rapidamente o status atual para qualquer pessoa que possa observá-lo, dentro de aproximadamente 30 segundos. Pode ser o status da produção, padrões de qualidade, status da entrega ou status da máquina. Existem indicadores para que todos saibam que direção cada processo está tomando. Se a Gestão à Vista for bem-sucedida, todos na sua fábrica compreenderão e saberão como corrigir um problema se algo estiver errado. Uma das chaves para o crescimento de um negócio geralmente é a capacidade de preparar pessoas de todos os níveis para tomar decisões e assumir responsabilidade. Isso não quer dizer que a responsabilidade assumida seja de todo uma interpretação negativa da expressão, mas que todos estão empoderados para tomar decisões quando a capacitação e a interpretação dos dados estão caminhando juntos. Assumir responsabilidade neste caso é ter a determinação de entender o que é melhor ou não para a fábrica.Exemplo prático:
Você, provavelmente, já jogou algum jogo online – qualquer jogo. Seja ele no PlayStation, Xbox, no seu computador ou até nos famosos Vídeo Games portáteis, certo? O comandante agora é você. O carro, o personagem, as ferramentas para a defesa, para o ataque, enfim todos os controles do jogo estão sendo comandados por você. Ter os conhecimentos da função de cada botão do controle ou do teclado, das possibilidades do jogo, das suas limitações e das estratégias certas para aplicar durante cada fase te tornarão um jogador cada vez mais competitivo. Todos os indicativos que aparecerem no jogo te auxiliarão na sua consciência da situação que, por sua vez, influenciará no seu comportamento e atitude. Existem outras pessoas no mesmo ambiente que você e estão te observando jogar. Essas pessoas não fazem parte do jogo, apenas estão torcendo para você passar para a próxima fase ou, simplesmente, ganhar. Quem assumiu o controle de tudo foi você, elas no máximo podem te dar dicas, mas não vão assumir o comando. Elas não têm nem a responsabilidade nem o poder de influenciar nas decisões dos seus próximos movimentos, além de não terem conhecimentos dos indicadores do jogo. São simplesmente observadoras.Bem-vindo à vida real
A metáfora serviu para explicar como superficialmente funciona a gestão dentro das fábricas. Os gestores são os jogadores e os colaboradores são os observadores. Se você é a pessoa que está à frente da liderança ou de uma das lideranças da fábrica, provavelmente já se frustrou pela falta de engajamento dos colaboradores. Infelizmente frustrar-se não resolve o problema, mas talvez entender que a culpa possa estar na atitude de não mudar o comando do jogo para “multijogadores”, resolva. Se os colaboradores começarem a perceber que as atitudes deles pouco influenciam no direcionamento que a empresa está tomando, que as suas atividades não tem relevância e que o trabalho delas não tem conexão entre o que estão desempenhando e os resultados da empresa, então se sentirão apenas como observadores. E observadores apenas… observam.Para ler mais tarde: Candidato Ideal para Indústria – Saiba como contratar
Como evitar que isso aconteça?
Estamos a todo momento em contato com artigos, vídeos, webinars e diversos outros tipos de conteúdo com gestores, coordenadores, gerentes etc. explicando a importância do empoderamento, orientação, treinamento, autonomia e participação. Essas características levam as pessoas a sentirem-se parte do negócio e entenderem que suas atitudes, estratégias e sugestões terão sim impacto no negócio. O que aumenta o senso de responsabilidade e de pertencimento. E, é claro, os efeitos não poderiam ser outros do que se não: positivos. Neste exemplo, é como se cada pessoa que observa, agora pudesse assumir uma parte do controle do jogo junto com você para assim colaborar com os movimentos que você, estrategicamente, fará.A importância e as vantagens da Gestão à Vista
A metodologia, como dito anteriormente, diz respeito ao compartilhamento de informações e tem o propósito de deixar evidente para todos os colaboradores para onde a empresa está caminhando e qual o cenário atual. A ideia é que todos os colaboradores possam ter acesso às informações e feedbacks em tempo real, este é o verdadeiro sentidos de realizar a Gestão à Vista e seus indicadores. Assim, passam a estar aptos a realizar ajustes e atualizações necessárias. Exemplo: está ocorrendo uma perda significativa dentro das linhas de produção, bem acima do esperado, porém os operadores não têm conhecimento sobre isso, logo não poderão mudar nada em seus comportamentos. Porém se esta informação está a mostra em forma de um gráfico em um grande painel de Gestão à Vista e seus indicadores no setor, sendo atualizado todos os dias, o comportamento dos operários imediatamente será outro. É a diferença entre os jogadores e os observadores. As informações vão estabelecer a conexão de todos os colaboradores com a estratégia e cultura da empresa. Ao falar sobre visualização das informações, precisamos começar com referências generalistas. Por exemplo, conforme sugerido por um estudo da 3M, os seres humanos processam recursos visuais 60.000 vezes mais rápido que o texto. Além disso, a pessoa média lembra 20% do que lê, em comparação com 37% das imagens visuais. Isso significa que confiamos muito em nossos sentidos para dar vida as ideias.
Quando entendemos que um dos principais benefícios da Gestão à Vista e seus indicadores é o contexto visual envolvido na metodologia, podemos nos aprofundar e entender os pontos que definem a importância de adotá-la para o seu negócio:
1. Comunicando de forma visual as informações:
Essa é a forma mais comum de Gestão à Vista em um local de trabalho e permitirá que seja a maneira mais rápida e eficaz de comunicar informações aos colaboradores. Você pode encontrar esse tipo de gerenciamento visual em um quadro de avisos da equipe e nas paredes. O gerenciamento visual é uma maneira eficaz de comunicar informações importantes, como conselhos de saúde e segurança, realização do trabalho e estado atual do trabalho.2. Aviso sobre problemas potenciais:
Quando você pensa em Gestão à Vista e seus indicadores, talvez seu primeiro pensamento possa não ser o de evitar problemas em potencial, mas ela é incrivelmente eficaz para esse propósito. Essa metodologia permite que você veja imediatamente quando uma ferramenta ou produto está ausente do seu posicionamento correto. Isso o ajudará a localizá-lo e devolvê-lo antes que seja tarde. Podemos usar os exemplos da vida cotidiana também neste caso, como: uma luz de combustível no carro, bateria fraca em um celular ou uma luz vermelha piscando para simbolizar um erro. Esses são todos os avisos visuais que permitem corrigir um problema antes que ele tenha um impacto negativo na operação. Outra maneira que o gerenciamento visual ajuda a identificar problemas em potencial é mostrar o estado atual do trabalho ou realizar o acompanhamento de desempenho. Por exemplo, se você perceber que o Inventário não está dentro da meta de forma consistente nos três turnos anteriores – você pode tomar medidas rápidas para determinar o que está errado antes que seja tarde demais para agir.3. Motivação e Foco:
Essa metodologia permite que a equipe fique motivada e focada para alcançar suas metas. Todos acabam ficando concentrados em um objetivo em comum, observam o impacto das suas ações e se esforçam para melhorar. Assim, sentem-se uma parte valiosa do processo.4. Tomada de decisão ágil:
Com o processo e os resultados estando à vista de todos, será possível tomar decisões de forma mais ágil, quando for necessário. Em um meio corporativo, muitas vezes decisões tem que ser tomadas de imediato, pois imprevistos acontecem. Sendo assim, é possível gerenciar alguma pequena crise.Como aplicar a Gestão à Vista e seus indicadores?
Depois de mostrar o que é e o quanto é importante aplicar esta metodologia para a sua empresa, vamos te mostrar como aplicá-la na rotina da sua fábrica. Existem algumas maneiras de realizar a aplicação. Muitas delas podem ser iniciadas de forma rápida, além disso, vários formatos poderão ser utilizados como exemplo: Kanban, Mural, TV Corporativa, Painéis, Gráficos, Cronogramas, entre outros. Caberá a cada gestor decidir qual método se adaptará melhor a rotina da empresa. E lembre-se: esta metodologia não se trata de distribuir informações deliberadamente. As informações e índices divulgados nos departamentos devem fazer sentido dentro do contexto. As informações e os indicadores devem ser divulgados de uma maneira que estejam próximos a realidade dos colaboradores e que faça sentido. Divulgar o lucro, por exemplo, poderia gerar um impacto negativo, pois não são todos que estão familiarizados com todas as estratégias da empresa, tem conhecimentos de mercado, de patrimônio líquido, entre outros, para interpretar essa informação. Pela ótica do colaborador, sem estar contextualizado, ao analisar essas informações, duas coisas podem passar pela cabeça dele: “Estamos com uma ótima margem de lucro: quero um aumento.” ou “Estamos com uma margem de lucro ruim: vou procurar outro emprego.”Definição e implicações de um quadro visual Kanban
Para integrar o gerenciamento visual ao seu processo de trabalho, você precisa utilizar alguma ferramenta específica. Um quadro Kanban é uma ferramenta para visualização do fluxo de trabalho e um dos principais componentes do método Kanban. O quadro representará diferentes estágios de trabalho (ex. “Tarefas”, “Em andamento”, “Concluídos”) pelos quais o desenvolvimento de um produto passa, enquanto o último – vários tipos de atividades. O principal objetivo do quadro Kanban é tornar o processo de trabalho mais transparente. Dessa forma, os gerentes de projeto podem agir de acordo sempre que surgir um problema que impeça o trabalho de avançar na linha. Além disso, eles podem acompanhar o amadurecimento do fluxo de trabalho ao longo do tempo e tomar decisões ideais para aprimorá-lo constantemente. Com a ajuda do quadro, os gerentes também podem acompanhar de perto as tarefas específicas que correm o risco de não cumprir um SLA (contrato de nível de serviço) concreto ou atribuir uma prioridade mais alta aos itens de trabalho mais importantes que outros.Benefícios de utilizar o Kanban para implementar a Gestão à Vista e seus indicadores
Agora que já temos uma ideia do que é o quadro Kanban, vamos nos aprofundar e ver quais são seus benefícios especificamente para o gerenciamento visual. De forma geral, eles podem ser resumidos na lista abaixo:- Economizar tempo
- Solução mais rápida de problemas
- Maior eficiência no trabalho
- Melhor prestação de contas
- Melhor desempenho da equipe
1. Economizar tempo:
Se você se perguntar quanto tempo sua equipe gasta na entrega de atualizações de status por meio de reuniões, mensagens, relatórios etc. aposto que sua resposta será: “muito”. Tudo isso contribui para diminuir a velocidade de trabalho dos colaboradores, tornando-os ineficientes no trabalho real que eles precisam realizar. Em geral, no quadro Kanban, as tarefas costumavam ter a forma de post-its e tinham apenas as informações mais importantes. No entanto, com o surgimento do quadro digital Kanban, os membros da equipe podem compartilhar tudo entre si em um lugar de comum acesso para todos. Isso torna as informações mais acessíveis, o que reduz o tempo que alguém da sua equipe passaria indo e voltando fazendo perguntas, participando de reuniões ou entregando relatórios de status à gerência sênior.2. Solução mais rápida de problemas:
Resolver problemas o mais rápido possível é algo que todo gerente se esforça para alcançar. É por isso que você precisa identificar problemas em seu fluxo de trabalho assim que eles aparecem. É aqui que o quadro Kanban também vai te auxiliar. Com à criação de um fluxo de trabalho mais transparente, você poderá ver se alguma de suas tarefas não está avançando como deveria. Quando os obstáculos, atrasos, gargalos etc. forem visíveis e compartilhados, será mais fácil procurar ajuda se necessário e, eventualmente, agir de acordo para resolvê-los o mais rápido possível.3. Maior eficiência no trabalho
A melhoria da eficiência do trabalho é uma parte fundamental da evolução do processo de trabalho de qualquer negócio. Felizmente, o Kanban também tem algo a oferecer nessa área. Lá, você pode configurar os limites de trabalho em andamento para restringir o número de itens em andamento em um momento específico. Isso ajuda os membros da equipe a focarem sua atenção na conclusão de seu trabalho atual antes de iniciar um novo, o que reduz o problema de alternância de contexto (multitarefa). Como resultado, você experimentará níveis mais altos de produtividade, além de uma melhoria na qualidade do trabalho que chega às mãos do cliente final.4. Melhoria na prestação de contas:
O Kanban, como método de gerenciamento Lean, incentiva atos de liderança em todos os níveis da organização. A razão por trás disso é dar mais liberdade às pessoas que, na realidade, colaboram com todo processo de trabalho. O resultado desejado é aumentar a motivação de sua equipe para que eles possam entregar uma quantidade maior de valor em um período menor para os clientes finais.5. Melhor desempenho da equipe:
Um dos maiores benefícios da implementação de um quadro Kanban para gerenciamento visual é que ele pode servir de base para a melhoria contínua. Por exemplo, através da representação visual do seu fluxo de trabalho, o feedback interno e externo é facilmente fornecido e compartilhado entre os membros da equipe. Dessa forma, todos poderão aprender continuamente uns com os outros e se tornarem cada vez melhores com a execução das suas tarefas individuais ao longo do tempo.Principais componentes do quadro Kanban
Cartões Kanban Os cartões serão uma representação visual das tarefas. Cada cartão contém informações sobre a tarefa e seu status, como prazo, responsável, descrição etc. Colunas Kanban Cada coluna no quadro representa um estágio diferente do seu fluxo de trabalho. Os cartões passam pelo fluxo de trabalho até a conclusão. Limites de trabalho em andamento Eles restringem a quantidade máxima de tarefas nos diferentes estágios do fluxo de trabalho. A limitação do WIP permite que você finalize os itens de trabalho mais rapidamente, ajudando sua equipe a se concentrar apenas nas tarefas atuais. Kanban Swimlanes São faixas horizontais que você pode usar para separar diferentes tipos de atividades, equipes, classes de serviço etc. Se você é novo no método, pode começar com uma estrutura de quadro simples e dividi-la em três seções básicas que mostram diferentes estágios do fluxo de trabalho:
Para um mapeamento mais detalhado do seu processo, você tem a liberdade de criar quantas subseções forem necessárias para visualizar seu fluxo de trabalho com máxima precisão. Por exemplo, uma equipe de desenvolvimento pode ter um quadro de tarefas Kanban que consiste em várias colunas e raias.
Como utilizar um quadro Kanban
1. Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe no quadro Kanban e identifique as fraquezas
O quadro Kanban é uma ferramenta perfeita para visualizar possíveis problemas no processo. A lógica é simples: se você vir uma coluna, na qual as tarefas chegam mais rápido do que saem, o trabalho começará a se acumular e o problema ficará visível para toda a equipe. Isso pode ser causado por um problema temporário ou um gargalo no seu processo. Então, recomendamos que você mapeie seu fluxo de trabalho da maneira mais precisa possível, para ter uma imagem absolutamente clara de onde está o problema. Por exemplo, se você tiver um quadro Kanban simples com apenas uma seção “Em andamento” e houver muitas cartas aguardando atividade, será muito difícil determinar por que o trabalho está travando e o que pode ser feito para aliviar a situação. Se você reservou um tempo para mapear detalhadamente seu fluxo de trabalho e seu quadro estiver dividido por inúmeras colunas para todas as etapas de trabalho, você entenderá rapidamente onde é possível fazer melhorias.2. Use o Quadro Kanban para limitar o trabalho em andamento e o foco
O quadro Kanban é uma ótima maneira de desencorajar sua equipe de realizar diversas tarefas de forma desnecessária aplicando limites WIP de acordo com sua capacidade. Você pode aplicar um limite ao número total de tarefas que podem estar em andamento simultaneamente ou colocar limites individuais em cada estágio do seu fluxo de trabalho. Se você deseja aumentar a taxa de entrega de valor aos seus clientes, mantenha todas as pessoas focadas no menor número possível de tarefas. Dessa forma, eles deixarão de iniciar um novo trabalho e se concentrarão em finalizar as tarefas que já estão em andamento. Saber que todos podem ver o que cada pessoa está fazendo é um grande motivador para buscar um desempenho melhor o tempo todo também.3. Use o Painel Kanban para economizar tempo desperdiçado em reuniões desnecessárias
Um benefício significativo que vem com a implementação dos quadros Kanban é que eles economizam muito tempo gasto em reuniões, relatórios de progresso e muitas outras interrupções desnecessárias. Nele, ficará visível quem está fazendo o que a qualquer momento. O quadro Kanban manterá você e todos da equipe informados sobre o andamento das atribuições de seus colegas: dessa forma, você não precisará agendar reuniões com tanta frequência para receber atualizações do progresso das atividades.4. Colete as principais métricas de fluxo de trabalho e evolua
Os quadros Kanban digitais podem coletar automaticamente informações sobre o tempo de ciclo de suas tarefas e outros indicadores-chave de desempenho. Isso o ajudará a tomar decisões baseadas em dados sobre quaisquer alterações em seu processo e economizará muito tempo desperdiçado na coleta de métricas manualmente. Além disso, saber como usar um quadro Kanban ajudará você a priorizar as tarefas de uma maneira mais produtiva.Outros dois exemplos de metodologias para aplicar a Gestão à Vista:
Primeiro exemplo: Balanced Score – Objetivos da Empresa
O Balanced Score analisa sua organização de quatro perspectivas diferentes para medir a saúde da empresa. Cada uma dessas perspectivas se concentra em um lado diferente fábrica, criando uma visão equilibrada da sua organização.1. Aprendizado e Crescimento
A perspectiva de aprendizado e crescimento analisa sua cultura corporativa geral. Os colaboradores estão cientes das últimas tendências do setor? É fácil para os funcionários colaborarem e compartilharem conhecimento ou sua empresa está dentro de uma verdadeira bagunça burocrática? Todos têm acesso a oportunidades de treinamento e educação continuada? A tecnologia desempenha um papel importante no aprendizado e no crescimento. As pessoas são capazes de usar os dispositivos e o software mais recentes ou seus sistemas arcaicos estão paralisados com uma tecnologia antiga? O que você está fazendo para garantir que sua organização esteja à frente da concorrência?2. Processos internos de negócio
A perspectiva dos processos internos de negócios analisa o desempenho da sua empresa. A eficiência é importante aqui. Trata-se de reduzir o desperdício, acelerar os processos e fazer mais com menos. Existem obstáculos desnecessários entre novas ideias e execução? Com que rapidez você pode se adaptar às mudanças nas condições de negócios? Essa perspectiva também o incentiva a dar um passo para trás. Você está fornecendo o que seus clientes realmente querem? Em que você deve ser melhor?3. Cliente
A perspectiva do cliente concentra-se nas pessoas que realmente compram seus produtos e serviços. Você está ganhando novos negócios? Que tal manter seus clientes da base felizes? Como você é visto no seu segmento de atuação em comparação com seus concorrentes? A satisfação do cliente é um ótimo indicador de sucesso. A maneira como você trata seus clientes hoje afeta diretamente quanto de sucesso você terá amanhã.4. Financeiro
Só porque estamos analisando sua organização de maneira equilibrada, não significa que queremos ignorar as medidas financeiras tradicionais. Muito pelo contrário, as perspectivas financeiras são um dos principais focos do balanced score. Você está ganhando dinheiro? Seus acionistas estão felizes? A saúde financeira da sua organização pode ser um indicador de atraso que mostra o resultado de decisões anteriores, mas ainda é incrivelmente importante. O dinheiro mantém as empresas vivas, e as perspectivas financeiras se concentram apenas nisso.5. Objetivos estratégicos:
O próximo passo na criação de um balanced score é escolher vários objetivos estratégicos para cada perspectiva. Alguns exemplos de objetivos estratégicos podem ser:- Reduzir danos;
- Melhorar o tempo de chamada;
- Aumentar lucros.
Comece com um verbo
Todos os seus objetivos estratégicos devem começar com uma palavra de ação. Melhore, reduza, aumente, otimize, maximize, minimize. Todas essas são ótimas palavras que envolvem se mover!Micro-ambiente
Não adianta se concentrar em algo que você não tem controle. Por exemplo, uma taxa de juros mais baixa pode ajudar sua empresa, mas não é algo que você pode controlar. Se não fizer parte do micro-ambiente, mantenha fora do seu balanced score.Sem fim
Estamos procurando objetivos estratégicos com os quais você se preocupará por um bom tempo. Não se trata de eventos únicos ou prazos. É uma melhoria consistente. É “melhorar a porcentagem de sucesso” e não “ganhar a copa do mundo de 2006”.Mensurável
Algumas coisas são muito difíceis de quantificar, portanto essas são más candidatas a objetivos estratégicos. Se você não puder fazer uma pesquisa de reconhecimento de marca, não escolha “melhorar o reconhecimento da marca” como objetivo estratégico.Juntando as peças
Depois de escolher vários objetivos estratégicos para cada perspectiva, você pode colocá-los em cima de perspectivas como essa. Pela primeira vez, podemos começar a ver como a estratégia geral de uma organização é apresentada.Mapa estratégico
Se você já conhece um pouco sobre o balanced score, esse gráfico que mostra seus objetivos estratégicos nas quatro perspectivas pode parecer familiar. É o começo do que chamamos de mapa de estratégia e é uma maneira comum de mostrar a estratégia de uma organização rapidamente. A etapa final na criação de um mapa estratégico é indicar flechas entre seus objetivos estratégicos que mostram a cadeia de causa e efeito. Você pode ler o fluxo estratégico do seu balanced score, começando na parte inferior e seguindo os caminhos para a parte superior, assim seu mapa estratégico conta a história da estratégia da sua organização. Exemplo:
