Há algum tempo, quando o controle de estoque se limitava a rotinas de checagem de entradas e saídas, o mercado era bastante regionalizado e as tecnologias de gestão eram escassas. Hoje, é impossível competir (e prosperar) sem dispor de ferramentas eficientes de monitoramento e de otimização.

A dinâmica do estoque foi, sem dúvida, frontalmente afetada pela profissionalização corporativa — e ganhou tons mais estratégicos desde que se beneficiou de mecanismos altamente tecnológicos. Frente a um novo contexto, os líderes da área também precisaram se adequar: em vez de enxergarem as mercadorias armazenadas como capital congelado, a visão dos itens enquanto capital de giro, fundamentais à saúde da empresa, criou um horizonte repleto de possibilidades para alavancar processos e resultados.

Aos gestores, portanto, cabe a missão de agregar confiabilidade e eficiência ao cotidiano do estoque, enxergando o potencial do departamento e tratando a mercadoria como um investimento indispensável.

Muito embora a complexidade da área seja evidente, a simplificação de fluxos pode ser uma boa alternativa rumo ao sucesso. Não seria equivocado, então, afirmar que para viabilizar retornos cada vez mais expressivos, bastam 4 estratégias — conquanto que devidamente incorporadas ao radar gerencial. Confira!

1. Mapeie processos

O primeiro passo para o acompanhamento consistente dos fluxos de estoque certamente é o levantamento de demandas. Ao conhecer cada operação exigida no dia a dia da armazenagem, ganha-se autonomia para redefinir o que precisa ser ajustado e para fortalecer o que pode performar melhor.

O mapeamento de processos evita que o estoque seja subestimado e fique em segundo plano — comprometendo os resultados da empresa e a lucratividade do negócio como um todo. Quando os fluxos são compreendidos e sistematizados, elimina-se o retrabalho e suprime-se a incidência de erros.

A partir do momento em que o conhecimento — das demandas, das etapas produtivas e mesmo das dificuldades operacionais — se associa à iniciativa de explorar o potencial do estoque, abandona-se a impressão de que se trata de uma espécie de armário desorganizado, mais custoso do que rentável.

O armazém, portanto, passa a seguir políticas de máximo desempenho e conta com inputs criteriosamente mapeados, assegurando a qualidade das operações e, em última escala, contribuindo para elevar a competitividade da companhia.

2. Padronize operações

A organização do estoque é um aspecto crucial para impulsionar os resultados da área — e os caixas do negócio. De modo a conferir mais rapidez, assertividade e eficiência às rotinas de armazenagem e escoamento, é preciso investir em padronização.

Se, por exemplo, houver regras de seleção e de separação de produtos, já fixadas em um fluxo transparente, processos como o recebimento e o envio de mercadorias (com suas respectivas entradas e saídas de NFs), a validação de inventários e as auditorias de expedição ganham consistência e confiabilidade. Bom para os profissionais envolvidos na atividade, excelente para os gestores que a controlam!

Outra ótima maneira de viabilizar a padronização do estoque é catalogar o local de armazenamento de acordo com numerações, letras e/ou cores diferentes. Ao classificar corredores e prateleiras, sistematizando as observações, é possível diminuir o tempo exigido para encontrar os produtos vendidos — seguindo, é claro, critérios de FIFO, FEFO ou LIFO.

Por fim, ainda no que diz respeito à padronização operacional, é pertinente lembrar que empresas com mais de um CD (Centro de Distribuição, ou estoque) devem estabelecer fluxos coesos de acompanhamento.

É relativamente comum encontrar organizações com dificuldades de monitorar duas ou mais unidades de escoamento. Neste caso, o auxílio de uma tecnologia integrada é indispensável à integridade dos recursos e à tranquilidade de gerir, mesmo à distância, a eficácia das rotinas de estoque.

3. Defina quantidades mínimas e máximas

O grande diferencial de um estoque bem administrado é, sem dúvida, a capacidade de otimizar os investimentos da área. Em vez de dilapidar recursos importantes, comprometendo a saúde da companhia, é necessário apostar em operações capazes de potencializar os retornos do departamento.

A definição de mínimas e máximas, por exemplo, é uma estratégia valiosa. Na prática, a centralização de informações possibilita ações conjuntas para determinar os limites — para cima e para baixo — de cada produto armazenado, evitando que haja falta ou excesso de determinado material.

O principal objetivo da tática é tornar o dia a dia da companhia mais seguro e lucrativa. Desta maneira, uma margem de segurança garante que o capital seja corretamente despendido: se a demanda é crescente para um item específico, as mínimas de estoque devem ser mais elevadas em comparação a outro produto com menor saída.

Do mesmo modo, as máximas do estoque asseguram uma proteção extra em relação a medidas preventivas de vencimento (principalmente no caso de mercadorias perecíveis) e de depreciação, por exemplo.

4. Aposte em tecnologia de gestão

Não seria exagerado afirmar que, atualmente, o controle eficiente de estoque está intimamente ligado à capacidade tecnológica da companhia. É difícil, para não dizer completamente inviável, monitorar os indicadores de excelência sem o apoio de um sistema integrado de gestão. Os gestores mais engajados, aqueles que buscam resultados cada vez mais volumosos, já estão convencidos disso.

Para garantir a competitividade da operação de armazenagem e para maximizar a qualidade dos fluxos de estoque, o ERP é certamente a ferramenta mais recomendada. E isso se dá não apenas pela habilidade de integrar todas as áreas do negócio — do atendimento comercial à validação de impostos —, mas pela aptidão de conferir mais autonomia, efetividade e segurança às decisões gerenciais da empresa.

O Areco ERP é um sistema robusto, moderno e aderente às demandas de um mercado altamente competitivo. O software é composto por módulos individuais que se integram totalmente, otimizando processos complexos do CRM ao BI (Business Intelligence) e gerenciando todas as etapas do workflow de acordo com as particularidades do negócio.

O Areco ERP foi pensado e construído de forma a permear todo o tecido empresarial, do operacional à alta gestão, reunindo funcionalidades necessárias à produtividade de ponta a ponta. A tecnologia de gestão agrega agilidade, transparência e segurança aos processos.

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