Uma empresa com boa reputação quanto às questões fiscais, transmite credibilidade e evita dores de cabeça desnecessárias. A nota fiscal e a fatura são dois documentos importantes, presentes na dinâmica fiscal das empresas. A confusão entre elas é muito séria, podendo gerar até mesmo prejuízo financeiro. Assim, entender quando e como utilizar cada uma delas e, com isso, ser assertivo na administração do negócio, faz toda diferença!
O que é nota fiscal?
A função de uma nota fiscal é validar e centralizar as informações de uma transação financeira, em que um bem ou serviço é transferido, ou prestado a alguém, com isso o documento formaliza o acordo entre as partes, com respaldo jurídico. Isso proporciona registro e seriedade a tudo o que está sendo feito. Daí a importância desse respaldo fiscal, que garante ao negócio a segurança necessária para seu crescimento e respaldo quanto aos serviços prestados, produtos adquiridos e vendidos.
A empresa goste ou não, quando não regularizada e comprovada, arrecadações incorretas, nas transações comerciais de um negócio, podem acarretar punição severa. Sendo assim, vale a pena entender como automatizar o processo nas rotinas das organizações, para contribuir em otimizar tempo e proporcionar mais liberdade na execução de outras atividades relevantes.
Para cancelar uma nota fiscal, por exemplo, é preciso da autorização do fisco, com prazo de até 24 horas para que não ser efetuada uma multa de 1,5% do valor para seu cancelamento. Esse é um dos motivos que caracteriza a total atenção para a execução desse documento, que além de formalizar uma transação financeira, arrecada os tributos corretos em qualquer negócio. Esse recolhimento, mantém a empresa em dia com suas responsabilidades tributárias.
Tipos de notas fiscais – Você sabia disso?
Diversas notas fiscais surgiram ao longo dos anos, mediante a necessidade das transações comerciais realizadas pelas empresas. Atualmente, existem cerca de onze tipos. São elas:
- NF-e Nota Fiscal Eletrônica;
- NFS-e – Nota Fiscal Eletrônica de Serviço;
- NFC-e – Nota Fiscal ao Consumidor CEletrônica;
- CF-e – Cupom Fiscal Eletrônico;
- MF-e – Módulo Fiscal Eletrônico;
- CT-e – Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- MDF-e – Manifesto de Documentos Fiscais Eletrônicos;
- NFA- e – Nota Fiscal Avulsa;
- Nota Fiscal Denegada;
- Nota Fiscal Complementar;
- Nota Fiscal Rejeitada.
O que é fatura?
Não há uma obrigatoriedade legal na emissão desse documento, feito anteriormente ao recolhimento do valor da cobrança de um produto ou serviço, sem vínculo com recolhimentos tributários. O objetivo desse documento, é que todas as informações de um compromisso comercial, sejam formalizadas. Um exemplo de fatura, é uma conta de luz, enviada todos mês, para ser efetuado o pagamento. Ou seja, o pagamento ainda será efetivado.
Qual a diferença entre os documentos?
Esses são documentos complementares, porém com objetivos diferentes. Enquanto um sinaliza um valor a ser pago, como no caso da fatura, o outro formaliza o pagamento e recolhe tributos necessários em determinada transação comercial.
O caso da não emissão de nota fiscal, quando preciso, é enquadrado como crime de sonegação fiscal. Afinal, o documento tem a responsabilidade de recolhimento de impostos. Desde 2010, a emissão de nota fiscal eletrônica se tornou obrigatória. Com isso, obter um sistema de emissão deixou de ser uma escolha, para ser algo fundamental nas empresas.
Enquanto a fatura ajuda na organização financeira do negócio, a nota fiscal é indispensável, sendo um respaldo legal das transações comerciais realizadas.
É possível tornar a emissão da Nota fiscal ou da Fatura, mais prática?
De acordo com um estudo realizado pela Receita Federal, as empresas brasileiras gastam, em média, 600 horas por ano para calcular e pagar impostos e contribuições – o que equivale a 25 dias de trabalho. Portanto, as médias registradas, considerando atividades exigidas, foram: 372,2 horas gastas com ICMS, IPI e contribuições; 116 horas dispendidas com contabilidade do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL) e 97,2 horas empregadas em folha de pagamento.
Obter uma ferramenta que seja aderente ao negócio e ajude nas demandas fiscais e tributárias, possibilita que o tempo que seria demando nessas atividades, seja canalizado em outras atividades de igual relevância para o crescimento da empresa. Além disso, um bom sistema de gestão fornece não somente essa vantagem, mas muitas outras. O ERP, por exemplo, é modular e integra todas as áreas de um negócio, centralizando dados e informações relevantes. Assim, um bom sistema de gestão torna-se um aliado na administração do negócio.
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