O segundo semestre de 2020 marcará o início de uma nova era digital. A LGPD, Lei Geral de Proteção de Dados, entra definitivamente em vigor em agosto e exigirá que as empresas se adaptem a uma nova realidade de dados.
Se você ainda está inseguro com as implicações da LGPD na sua operação, é hora de conhecer os detalhes da lei e, claro, de esclarecer as principais dúvidas sobre o tema. É importante que você e seu negócio estejam preparados para ajustar processos e, assim, manter a conformidade da companhia frente às exigências do Governo.
Boa leitura!
O que é a LGPD?
De número 13.709, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) foi sancionada em 2018 e entrará em vigor no próximo mês de agosto. A regulamentação prevê que as organizações são responsáveis pela segurança, pela privacidade e pela autorização dos indivíduos no que diz respeito à utilização de informações pessoais.
O objetivo da medida é regulamentar o uso desses dados em território nacional. Em última escala, a LGPD foi criada de forma a proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade — e a maior parte das empresas precisarão se adaptar à nova demanda.
A lei se aplica a qualquer entidade — seja ela física ou jurídica, pública ou privada — que trate informações de pessoas físicas. Vale, inclusive, para os dados coletados antes mesmo do exercício da LGPD, combinado? Por isso, as chances de você precisar ajustar sua rotina à normativa são grandes.
De forma geral, a Lei Geral de Proteção de Dados dispõe sobre o consentimento da coleta e sobre o tratamento de informações pessoais. Além disso, a LGPD também rege detalhes sobre:
- os dados que podem ser coletados;
- a maneira com que isso pode (e deve) ser feito;
- o tipo de autorização necessária, por parte do indivíduo;
- por quanto tempo os dados podem permanecer em poder da empresa;
- para qual finalidade as informações retidas podem ser utilizadas.
A LGPD não distingue a coleta eletrônica de coleta manual, aquela feita em papel. As novas exigências valem para ambos e, portanto demandam que a empresa assegure a segurança, a inviolabilidade e o uso correto das informações que gerenciam.
E mais: a qualquer momento, o indivíduo pode requerer que seus dados, bem como seu histórico, sejam permanentemente deletados do banco de dados.
Como se preparar?
Primeiramente, a implantação da Lei Geral de Proteção de Dados exigirá que as organizações reavaliem seus processos em uma escala bem ampla. Rotinas administrativas, financeiras, comerciais e de marketing, por exemplo, podem sofrer alterações para atender à regulamentação. Você, seus processos e suas ferramentas também terão que se ajustar.
Mas, agora, nada de pânico! Sim, é importante que você mergulhe nas suas operações e relacione aspectos passíveis de mudança; mas não precisa se desesperar com a amplitude das transformações. A gente te ajuda a desvendar os mistérios da LGPD e a se preparar para a implementação da lei.
Forme um grupo de trabalho
A multidisciplinaridade é importante, viu? Assim, considerando que as mais diversas áreas da companhia serão afetadas pela medida, é inteligente reunir um grupo misto de trabalho para discutir os aspectos da LGPD e identificar os impactos em cada etapa da operação. O documento completo está disponível aqui.
Alinhe a equipe
É fundamental que a equipe mapeie e entenda a maneira correta de coletar, armazenar e empregar os dados de clientes e fornecedores, por exemplo. Na maioria dos casos, será necessário adequar culturas e comportamentos, associando novos hábitos e ferramentas. Por isso, garanta que todo o time esteja ciente das novas obrigações e engajado no cumprimento delas.
Crie e ajuste processos
A revisão de processos e de documentações é uma das principais implicações da LGPD. Além de se preparar para coletas eficientes e armazenamento transparente, você também precisará se organizar para eventuais solicitações de dados — sempre que um usuário desejar que seu histórico seja resgatado ou pedir o termo de consentimento, no qual você deve assegurar o aceite.
Implemente soluções aderentes
Acima de tudo, empresas que lidam com grande volume de dados deverão contar com auxílio extra na adequação à LGPD. Neste caso, a tecnologia de gestão desponta como um excelente catalisador de operações. A missão de coletar, armazenar, utilizar ou descartar as informações, no intuito de maximizar a segurança, exigirão cada vez mais o esforço concentrado para centralizar, automatizar e integrar dados.
Quais funcionalidades do ERP são valiosas ao cumprimento da LGPD?
Como já mencionamos, o software integrado de gestão pode ser um aliado indispensável na adequação da sua empresa à Lei Geral de Proteção de Dados.
Algumas funcionalidades do ERP são preciosas no cumprimento das exigências legais da nova legislação e podem significar uma transição menos traumática e mais produtiva à era da LGPD. Entre as ferramentas disponíveis em um sistema robusto e aderente, vale ressaltar, por exemplo:
- os diferentes níveis de acesso a cada tipo de usuário, permitindo que os gestores limitem a navegação às telas e/ou aos relatórios disponíveis no ERP, preservando o que é confidencial desde o primeiro login;
- o armazenamento automatizado de termos de consentimento, permitindo que os documentos sejam facilmente anexados ao cadastro do indivíduo (seja ele cliente, colaborador, fornecedor ou parceiro), facilitando o resgate a qualquer tempo.
Não é exagero dizer que cada companhia precisará voltar os olhos à sua operação para, só então, entender a complexidade da implantação de medidas assertivas na proteção aos dados que controla.
Assim, em muitos casos, a melhor alternativa pode ser recorrer a consultorias especializadas, capazes de descomplicar as exigências e de sugerir os caminhos mais coerentes para a adequação. O investimento vale a pena: as multas por descumprimento podem chegar a 2% do faturamento corporativo, limitando-se a R$ 50 milhões. Melhor se antecipar, não é mesmo?
A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) já é uma realidade, portanto você precisa preparar seu negócio o mais breve possível. Conte com gente!
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