As empresas brasileiras estão sujeitas a uma série de obrigações fiscais e tributárias — e, embora a carga possa variar de acordo com o porte da organização, a DIRF é obrigatória para todas as pessoas físicas e jurídicas que registram contribuições incidentes sobre a Folha de Pagamento.

Na prática, a DIRF está presente na rotina da grande maioria dos empreendedores. Por isso, é necessário que os gestores fiquem atentos às particularidades da obrigação e se certifiquem de cumpri-la corretamente.

O que é DIRF?

A DIRF (Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte) é uma obrigação tributária acessória de toda entidade pagadora. Vinculado à Receita Federal, o documento tem a missão de informar os rendimentos pagos a pessoas físicas e jurídicas, em um esforço para combater a sonegação fiscal no país.

É importante saber, ainda, que pagamentos com isenção de imposto de renda — distribuição de lucros, rescisões trabalhistas e férias proporcionais, por exemplo — também devem ser informados. Para isso, há uma ficha que deve ser preenchida com as informações específicas sobre o pagamento realizado.

Anualmente, a Receita Federal disponibiliza uma versão atualizada do Programa Gerador de Declaração — já com a incorporação de eventuais alterações tributárias que tenham sido aprovadas. Cabe ao contribuinte (ou seja, à empresa) a tarefa de fazer o download do programa, garantindo que a declaração condiga com o que é exigido.

Por fim, convém citar que, em caso de equívocos nos dados submetidos, é possível retificá-los. No prazo de cinco anos, a contar pela data de envio, quaisquer informações inexatas podem (e devem) ser corrigidas. Mas atenção: caso haja uma notificação da Receita Federal, o prazo cai para 30 dias.

DIRF e Certificado Digital

O uso do Certificado Digital, no ato do envio da declaração, é obrigatório a todas as empresas jurídicas — com exceção daquelas que optaram pelo regime do Simples Nacional, dos condomínios edilícios, das pessoas físicas e dos cartórios administrados por pessoas físicas.

Caso a sua empresa não se enquadre nas organizações isentas e ainda não disponha do Certificado Digital, é preciso providenciá-lo junto à Receita Federal antes do próximo envio.

Prazo de entrega da DIRF (e possíveis penalizações)

Em 2018, o prazo para a entrega da DIRF foi fixado em 28 de fevereiro, até às 23h59, pela Normativa RFB 1.757/2017. Diferentemente de anos anterior, é pouco provável que haja mudança na data estabelecida.

Caso a empresa deixe de entregar a DIRF — ou a envie com informações errôneas —, o contribuinte está sujeito a algumas penalizações, previstas na Instrução Normativa SRF nº 197, de 10 de setembro de 2002. São elas:

• Aplicação do percentual de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o valor dos tributos e contribuições informados no documento, ainda que pagos em sua integralidade, no caso de falta de entrega da DIRF ou sua entrega após o prazo, até o limite de até 20%;
• Multa mínima no valor de R$200 para as pessoas físicas, pessoas jurídicas inativas e pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional;
• Multa no valor de R$500 nos demais casos.

Gestão integrada de obrigações fiscais

Sejam principais ou acessórias, o cumprimento de obrigações fiscais são parte essencial da administração transparente (e saudável) de uma empresa. A conformidade legal é indispensável à sobrevivência e à perenidade do negócio. Por isso, o controle efetivo sobre elas é tão importante.

Do mesmo modo, o sistema integrado de gestão tem sido um grande aliado no controle da legislação fiscal e tributária. Se devidamente parametrizado, o software permite a otimização de preenchimentos e assegura a credibilidade das informações submetidas, evitando transtornos e prejuízos.

O Areco ERP

O Areco ERP é um sistema de gestão completo e constantemente aperfeiçoado. No que compete às obrigações do DIRF, o sistema está preparado para gerar os arquivos de importação a respeito da Folha de Pagamento, permitindo a incorporação do documento no validador oficial da Receita Federal — viabilizando, a partir de então, a impressão do Informativo Anual. Além disso, o ERP também dispõe de um relatório resumido para que seja possível acompanhar os rendimentos anuais.

Na prática, o sistema impulsiona rotinas operacionais e atividades estratégicas. Multi-moedas, multi-empresas e multi-idiomas, o software possui uma gama ampla de relatórios e telas gerenciais. Possui também suporte a auditoria e direitos de acesso para cada perfil de usuário. Assim, no caso da gestão tributária otimizada, o software também auxilia no acompanhamento do processo, garantindo sua correta execução — valendo-se, inclusive, da automatização de Naturezas de Operações (natOps) — e minimizando as chances de erro.

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