Reduzir custos é um grande desafio! A boa saúde financeira de uma empresa é condição essencial à perenidade das operações. Assim, um dos principais motivos que levam ao fechamento prematuro de negócios é a falta de organização econômica, incidindo em erros graves na gestão de recursos monetários.

Cortar custos, porém, é um procedimento delicado e que exige atenta avaliação, de modo a garantir resultados positivos e consistentes. Não basta somente eliminar despesas, é preciso estar convicto de que não haverá impactos nocivos às operações cotidianas e de que as alternativas selecionadas são, de fato, as mais adequadas.

Alguns custos, portanto, podem representar um desperdício significativo e devem ser otimizados, minimizando eventuais prejuízos. De movimentos simples a aplicações mais densas, algumas das despesas passíveis de reavaliação e cortes imediatos sendo eles:

1.  Reduzir custos: cópias e impressões desnecessárias

As impressões realizadas mensalmente possuem um valor considerável, afetando assim os custos finais, a fim de reduzi-los separamos algumas dicas:

• Revise os documentos antes da impressão;
• Ao realizar a impressão opte por frente e verso economizando assim o uso excessivo de papel;
• Faça os relatórios online e não impressos;
• Utilize papel de rascunho para fazer anotações;
• Substitua o papel convencional por folhas de papel reciclado;
• Aplique a política de digitalização e automatização, unificando o armazenamento das informações.

2. Reduzir custos: estoque mal planejado

Embora bastante prejudicial, é muito comum encontrar nos estoques empresariais alguns produtos de baixa rotatividade armazenados em larga escala. O capital aplicado em itens que não têm giro acarreta o desperdício de dinheiro – afinal, além de não gerar renda, ainda implicam em custos de armazenamento e incorrem em prejuízos com depreciação (principalmente no que diz respeito ao desgaste físico do produto, podendo comprometer seriamente sua qualidade e, por consequência, seu escoamento).

Uma boa dica para mudar este cenário é adotar a curva ABC, dessa forma o estoque será categorizado, distinguindo assim com clareza quais são os itens mais importantes da empresa, bem como prever a demanda de forma eficaz.

3. Reduzir custos: regime de tributação equivocado

O custo com impostos e tributos, no Brasil, é naturalmente elevado. Muitas empresas, porém, têm ainda mais gastos porque, ao planejar suas operações, optaram por um regime tributário inadequado. É preciso estar atento às opções de regime disponíveis (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional), pois cada tipo conta com alíquotas e deduções próprias que podem diferenciar muito de uma empresa para a outra.

• Simples Nacional:
  

  Trata-se de uma categoria simplificada de recolhimento de impostos, reunindo as obrigações federais, estaduais e municipais em uma única guia.
  É possível recolher os tributos de forma fixa (MEI – Micro Empreendedor Individual) ou pelo faturamento (dividida em 6 anexos que determinam a alíquota de imposto em cada atividade).
  Atualmente, o limite de receita bruta anual para enquadramento é de R$ 3,6 milhões, mas tramita um Projeto de Lei Complementar que defende aumenta-lo para R$ 14,4 milhões ao ano.

• Lucro Presumido:
  

  Trata-se de uma categoria em que a apuração do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social Sobre Lucro Líquido) têm base de cálculo prefixada pela legislação – com uma margem de lucro específica que varia de acordo com o segmento da empresa: 8% para atividades de cunho comercial e 32% para prestação de serviços.
  Apesar de ficar dispensado do lucro efetivamente auferido, exceto o proveniente de algumas situações específicas, como os ganhos com aplicações financeiras, o risco do modelo reside na possibilidade de pagar mais impostos do que o devido caso as margens de lucro efetivas forem menores do que as estabelecidas pela legislação.
  É importante mencionar que o regime prevê, ainda, as arrecadações cumulativas de PIS e COFINS, em que os pagamentos da alíquota de 3,65% sobre o faturamento não geram abatimentos de créditos.

• Lucro Real:
  

  Obrigatório para determinadas categorias de empresas, é o regime em que a tributação é calculada sobre o lucro líquido do período de apuração, considerando valores a adicionar ou descontar conforme as compensações permitidas por lei. Desta forma, torna-se imperativo às empresas saber exatamente qual foi o lucro auferido para só então realizar a base de cálculo do IRPJ (Imposto de Renda Pessoa Jurídica) e da CSLL (Contribuição Social Sobre Lucro Líquido). Os encargos, portanto, aumentam ou diminuem de acordo com a apuração – e, em caso de prejuízo, é possível dispensar o pagamento. Vale mencionar, ainda, que o regime não é cumulativo para PIS e COFINS.
  Apesar da alíquota das contribuições ser superior à praticada no Lucro Presumido – 9,25% sobre o faturamento, ante 3,65% -, existe a possibilidade de descontar créditos (consumo de energia elétrica, depreciação de ativos e etc). Neste regime, a empresa fica obrigada a apresentar à Receita Federal alguns registros específicos do seu sistema contábil e financeiro.

Conclusão

Frente aos constantes desafios administrativos, é importante definir metas de redução de custos e otimização de processos internos, tornando as operações mais simples e assertivas. O sistema ERP, por exemplo, desponta como uma ferramenta altamente eficaz na gestão consciente dos recursos, eliminando custos desnecessários.

Para citar apenas os problemas apontados, é possível: concentrar virtualmente as informações; controlar estoques, otimizar itens e ressupri-los automaticamente em caso de necessidade; e avaliar criteriosamente os dados financeiros, esclarecendo qual o regime tributário mais adequado.

O Areco ERP automatiza processos, elimina retrabalho e minimiza as chances de erro nas atividades cotidianas, reduzindo, também, o desperdício de tempo. Ao integrar departamentos e fornecer indicativos de desempenho, o sistema garante transparência e segurança na tomada estratégica de decisões.

O Areco ERP é multi-moedas, multi-empresas e multi-idiomas. Ele reúne uma gama ampla de relatórios, telas gerenciais, suporte à auditoria em todas as telas e direitos de acesso para cada perfil de usuário.

As atualizações do software são automáticas e contemplam todas as Legislações Federais e Estaduais sem custos adicionais.

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